La debida diligencia de un oficial de cumplimiento

Para cualquier empresa es esencial una continua vigilancia que garantice su transparencia y la ejecución de todas sus operaciones dentro del marco de la legalidad. El lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT) son delitos que buscan camuflarse en actividades económicas lícitas y que pueden afectar gravemente a las empresas y a sus propietarios si no se identifican a tiempo y se toman las medidas necesarias.

Verificar la transparencia dentro del sector económico en que opera una empresa es una labor realizada por un oficial de cumplimiento.

La persona en este cargo tiene la responsabilidad de reportar ante la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) la constancia de legalidad de todas las operaciones financieras de la compañía a la que pertenece. Un informe común es el ROS (Reporte de Operaciones Sospechozas), es decir, más que establecer si el tercero realiza lavados de activos o financiación del terrorismo, debe informar cualquier actividad sospechoza por leve que sea.

¿Cómo puede un oficial de cumplimiento garantizar que tiene un informe ROS adecuado a la transparencia de su empresa y no generar omisiones? Hay tres grandes items a revisar:

El primero y más común es revisando las “listas restrictivas” para prevenir los riesgos de LA/FT y otros delitos como fraude o corrupción. Existen unas obligatorias y otras complementarias, pueden ser más de 200 listas con reportes negativos o sanciones importantes. Hasta aquí, es básico pero no suficiente.

El segundo, es rastreando las vinculaciones de los administradores, es decir el historial fiscal de todas las personas involucradas en la empresa, como accionistas, representate legal, junta directiva y similares, para comprobar que estén libres de cualquier proceso judicial y haciendo un seguimiento detallado de sus actividades.

Esto podría ayudarnos a identificar si hay alguna actividad que por si misma no es sospechoza, pero al unirla con una persona en especial, empieza a tener posibles implicaciones, y por tanto ser una operación reportable. Recuerda que este reporte es simplemente de sospecha, no estamos generando o declarando que así sea.

Y el tercero, es generando una documentación exhaustiva en fuentes diversas , como por ejemplo medios informativos. Estas noticias nos ayudan a ir identificando personas vinculadas con la empresa que puedan estar bajo sospecha de un delito, o el llamado Beneficiario Final. Se deben visualizar las operaciones de la compañía como todo un cuadro de relaciones donde se priorice la legalidad y la reputación de todas las compañías y personas involucradas. Es decir, empezar a identificar empresas y personas que son potencialmente riesgosos antes que “estalle” las repercusiones legales completas.

En el día a día.

En Colombia y en general en Latino América es normal que las personas terminen en el cargo de Oficial de Cumplimiento de una manera casual, se suma como si fuera una función obligatoria de poca importancia. La verdad es que ser responsable de identificar posibles acciones que comprometan mi empresa en temas de lavados de activos y financiación del terrorismo (LA/FT) es una tarea de gran importancia, y en algunos casos de implicaciones legales mayores.
Por suerte, algunas empresas brindan información para realizar esta labor, algunas brindarán sólo las listas restrictivas, que genera una carga de trabajo mayor al oficial, al necesitar buscar más información en otras fuentes por su cuenta. Otras empresas como Informa Colombia les pueden ayudar a entregar reportes más completos y actualizados, como listas restrictivas, información financiera, comercial, reputacional e selección de notas de prensa relacionadas. Agilizando y mejorando la labor de ser Oficial de Cumplimiento en su día a día.